Como o PDF Guru pode melhorar a sua gestão de documentos

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Se você administra um pequeno negócio, ou apenas trabalha com documentos, você sabe o quão complicado pode ser trabalhar com um grande volume de documentos. Entretanto, a gestão de documentos pode não ser algo tão fácil assim, além de poder causar uma série de problemas se não for bem feito.

Entretanto, não é algo que ficou necessariamente mais fácil com a tecnologia, mesmo com os arquivos PDF agilizando o nosso trabalho de tantas formas diferentes. Por isso, uma ferramenta para você gerenciar os seus arquivos PDF acaba sendo algo essencial, ainda mais se você precisa ser mais produtivo.

O quão importante é gerenciar os seus documentos

Não muito diferente dos documentos de papel, não ter um controle efetivo dos seus documentos PDF pode causar uma série de problemas. Dessa maneira, é um problema que pode facilmente impactar os mais diferentes setores do seu trabalho, inclusive os mais importantes e até mesmo os mais críticos.

Apesar de tudo isso, ter seus documentos digitalizados, principalmente como PDF, ainda pode facilitar, e muito, todo esse processo de gerenciamento. Isso porque, além de não ocupar um espaço físico, existem ferramentas que podem agilizar e facilitar todo esse processo de gerenciamento, como o PDF Guru.

Armazenando dados

Uma dessas maneiras está em converter para PDF os seus documentos, mesmo aqueles que você tem que escanear ou tirar fotos. Além disso, essa ferramenta pode fazer de forma rápida e prática, sem nem precisar instalar um programa para isso.

Da mesma maneira, seus recursos também permitem a fusão de PDF, juntando dois arquivos PDFs diferentes, para manter ambos em um lugar só. Com tudo isso, você consegue armazenar todos seus documentos relacionados em um lugar só, seja uma pasta, seja um único arquivo PDF, facilitando a busca.

Por fim, dados importantes para seu trabalho são frequentemente vistos em tabelas e planilhas em arquivos PDF. O que é muito bom para sua visualização, e até entendimento, mas é péssimo para editar ou extrair esses dados.

Por esse motivo, assim como para evitar horas de trabalho manual, o PDF Guru permite que você converta seu PDF para Excel. Com isso, você não só poupa muito trabalho, mas também evita erros de digitação, o que pode estragar todo um projeto.

Preencher formulários e assinar documentos

Não é incomum passarmos boa parte do dia enviando e recebendo documentos, principalmente quando trabalhamos com contratos ou formulários. Entretanto, apesar de arquivos PDF poderem ser facilmente abertos em praticamente qualquer dispositivo, editar esses arquivos não é algo tão simples, nem fácil de fazer.

Da mesma maneira, um editor de PDF não é algo nada simples de se encontrar, ainda mais mantendo a formatação original do documento. Por isso, o PDF Guru também possui recursos para editar PDF, contando com um editor online, que pode ser aberto praticamente em qualquer sistema ou dispositivo.

Por fim, independente do seu dispositivo, o PDF Guru também permite que você assine os seus documentos eletronicamente, mesmo sem uma stylus ou mesa digitalizadora. Isso porque ela conta com três tipos diferentes de assinaturas: imagem, desenho ou digitação. Com isso, você ainda deixa seus documentos com mais personalidade e mais agradáveis.

Protegendo e otimizando seus documentos

Por mais que um arquivo PDF possa facilitar o nosso trabalho, ainda existem alguns problemas nisso. Isso porque mesmo podendo criar documentos capazes de encantar com sua qualidade e que podem ser facilmente abertos, eles não são exatamente leves ou protegidos.

Da mesma maneira, a segurança pode ser um problema principalmente quando falamos de dados confidenciais ou sensíveis. Por isso, além de sua ferramenta para criar PDF, você também pode colocar senhas em seus arquivos, além de outros fatores para manter seus arquivos seguros.

Isso porque, para ser realmente seguro, você precisa mudar suas senhas com certa frequência, algo que você pode fazer quantas vezes for preciso com o PDF Guru. Além disso, seu site conta com os recursos mais avançados de criptografia e segurança, garantindo que seus arquivos enviados, ou editados, estejam realmente seguros.

Por fim, não adianta seus documentos serem seguros, se eles são muito pesados para alguém abrir. Até mesmo você, já que muitas vezes você pode estar longe de seu PC, tendo que abrir seus documentos no celular. Por isso, a ferramenta também comprime seus PDFs da forma mais otimizada possível, garantindo que sejam o mais leves possível.

Últimas Palavras

Como você pôde ver, a gestão de documentos não só é algo importante, mas também essencial, para o seu trabalho. Além disso, digitar seus arquivos em PDF pode deixar tudo isso mais fácil, tanto para o armazenamento quanto para consultar esses documentos.

Entretanto, apenas digitalizar seus documentos, ou usar apenas PDFs, não necessariamente pode resolver os seus problemas. Por isso, usar uma ferramenta para editar, converter e manipular seus documentos é algo igualmente essencial, enquanto o PDF Guru pode ajudar em tudo isso.